Автоматизация процесса комплектации и отгрузки через ордерную схему в 1С
Компания использовала стандартный процесс оформления заказов и реализаций, однако этапы комплектации и подготовки товара к отгрузке не были выделены в отдельный контур управления.
Информация о готовности заказа, статусе сборки и приоритете отгрузки находилась в разных документах и контролировалась сотрудниками вручную. При увеличении количества заказов это усложняло координацию между отделом продаж и складом, а также затрудняло контроль срочных отгрузок.
Для решения этой задачи клиент инициировал проект по внедрению отдельного процесса управления комплектацией и отгрузкой на базе ордерной схемы в 1С.
Что мешало в работе
Процесс отгрузки фактически начинался только на этапе реализации товара. Между заказом клиента и отгрузкой отсутствовал отдельный управляемый этап, который позволял бы контролировать сборку товара на складе.
Сотрудники не видели единой картины по статусам заказов и готовности к отгрузке. Для срочных заявок требовалось дополнительно уведомлять ответственных сотрудников вручную.
Также не хватало части операционных данных. Например, способ доставки не передавался автоматически между документами, а фактическая дата отгрузки нигде не фиксировалась в удобном для анализа виде.
Задача
Построить отдельный контур управления комплектацией и отгрузкой товаров внутри 1С. Необходимо было организовать работу через ордерную схему, обеспечить передачу ключевых данных между документами, улучшить работу сотрудников склада и автоматизировать информирование по срочным заявкам.
Решение
В качестве основы была выбрана ордерная схема работы склада. Процесс выстроили в виде последовательной цепочки: заказ клиента → расходный ордер → реализация товаров и услуг. Для тестирования схема была настроена на нескольких складах и продемонстрирована пользователям.
После согласования подхода были реализованы дополнительные доработки.
Для сотрудников склада была переработана печатная форма «Задание на отбор товаров». За основу взяли существующую форму из заказа покупателя, увеличили читаемость документа и добавили информацию о покупателе.
В документ «Реализация товаров и услуг» добавили реквизит «Дата отгрузки». При переводе расходного ордера в статус «Отгружен» система автоматически фиксирует дату отгрузки в реализации, при этом пользователь может скорректировать ее вручную при необходимости.
Дополнительно реализовали автоматическую передачу способа доставки из заказа клиента в расходный ордер, чтобы сотрудники склада сразу видели необходимую информацию для выполнения заявки.
Отдельным блоком настроили механизм уведомлений по срочным заявкам. При создании ордера с высоким приоритетом система автоматически формирует письмо с вложением задания на отбор товаров и направляет его ответственным сотрудникам. При этом для одного из участников была реализована дополнительная логика получения уведомлений только по определенным способам доставки.
Реализация
Проект начался с настройки ордерного учета на тестовой базе и демонстрации нового процесса сотрудникам компании. После апробации решения были собраны замечания пользователей и сформирован перечень необходимых доработок. Далее реализовали изменения в документах, печатных формах и механизмах уведомлений.
После завершения разработки функционал был передан на тестирование в копии рабочей базы. По итогам проверки были настроены правила рассылки и выполнена финальная подготовка решения к внедрению в рабочую систему.
Результат
Компания получила отдельный контур управления комплектацией и отгрузкой товаров, встроенный в существующую систему учета.
Сотрудники склада работают с понятными статусами выполнения заявки, автоматически получают информацию о способе доставки и используют единый документ для отбора товаров. Срочные заявки больше не требуют ручного информирования — ответственные сотрудники получают уведомления автоматически.
Для бизнеса это позволило сократить время на обработку отгрузок, снизить количество организационных ошибок и обеспечить более стабильную работу склада при росте объема заказов.
Рост количества заказов требует не только учета продаж, но и управления процессом исполнения заказов внутри компании.
В данном проекте ордерная схема стала основой для выстраивания единого процесса комплектации и отгрузки. Благодаря этому сотрудники получают необходимую информацию в нужный момент, а компания может быстрее обрабатывать заказы и эффективнее использовать ресурсы склада.