Механизм согласования коммерческих предложений и заказов клиентов для прямых аукционов
Контекст
Компания участвует в прямых аукционах, где оформление коммерческих предложений и заказов клиентов требует дополнительного внутреннего согласования. При этом в типовой работе 1С пользователи могли проводить документы без проверки соблюдения этого регламента.
Из-за этого контроль полностью зависел от внимательности сотрудников и внутренних договоренностей. При большом количестве документов возрастал риск проведения коммерческих предложений и заказов без обязательного согласования.
Что мешало в работе
Система не учитывала особенности работы с партнерами, для которых действует специальный порядок согласования.
Даже если в карточке контрагента был установлен признак «Прямой аукцион», документ можно было подготовить без подтверждения ответственного сотрудника. Проверка выполнялась вручную, а пользователи не получали никаких подсказок о необходимости дополнительного согласования.
Кроме того, отсутствовало разграничение полномочий. Все сотрудники работали по единым правилам, хотя право согласовывать подобные документы должно быть только у ограниченного круга пользователей.
Задача
Встроить механизм дополнительного согласования непосредственно в процесс создания коммерческих предложений и заказов клиентов.
Важно было сохранить привычный порядок работы пользователей, при этом исключить возможность проведения документов без необходимого согласования и предоставить соответствующие права только уполномоченным сотрудникам.
Решение
Для решения задачи была создана отдельная группа доступа, объединяющая пользователей, которым разрешено согласовывать документы по прямым аукционам. Только участники этой группы получили возможность устанавливать специальный признак «Согласовать прямой аукцион» в документах коммерческого предложения и заказа клиента.
При проведении документа система анализирует сразу два условия: наличие признака «Прямой аукцион» в карточке партнера и отметки о согласовании в самом документе. Если контрагент требует дополнительного согласования, а документ не подтвержден уполномоченным пользователем, проведение блокируется, а сотрудник получает понятное уведомление с указанием дальнейших действий.
Таким образом, дополнительный контроль встроен непосредственно в процесс работы и не требует отдельной проверки со стороны руководителей или коллег.
Реализация
Доработка затронула механизм прав доступа и логику проведения документов.
Была создана новая группа безопасности, реализовано отображение признака согласования только для пользователей с соответствующими полномочиями, а также настроена проверка условий проведения документов с учетом данных карточки партнера.
После завершения разработки функционал был протестирован совместно с пользователями, при необходимости предложена демонстрация работы нового механизма и подготовлены рекомендации по дальнейшему управлению составом группы доступа.
Результат
Процесс согласования документов по прямым аукционам стал частью стандартной работы в 1С. Пользователи сразу получают уведомление, если документ требует дополнительного согласования, а провести его могут только сотрудники с необходимыми полномочиями.
Для бизнеса это позволило снизить риск нарушения внутренних регламентов, исключить случайное проведение документов без согласования и сделать процесс подготовки коммерческих предложений и заказов более последовательным. При этом руководителям больше не требуется контролировать каждую операцию вручную — система сама соблюдает установленный порядок работы.
Внутренние регламенты приносят пользу только тогда, когда они становятся частью ежедневной работы сотрудников.
В этом проекте механизм согласования встроен непосредственно в процесс оформления документов. Благодаря этому соблюдение корпоративных правил больше не зависит от человеческого фактора, а компания получает единый и понятный порядок работы с документами по прямым аукционам.