1С: Управление нашей фирмой и 1С: Бухгалтерия предприятия – программные продукты компании 1С. Они успешно обеспечивают автоматизацию учета и способны обмениваться между собой используемыми в работе данными. При этом продукт 1С: УНФ предназначен для учета и создания документов, а 1С: БП ориентирован на автоматизированную бухгалтерскую отчетность. Для повышения эффективности использования требуется настроить обмен между базами, чтобы синхронизировать их работу.
Среди плюсов обмена данными между разными продуктами и базами 1С можно выделить следующие:
- разделяется проводимый учет в рамках 1С;
- исключается повтор по загрузке документации;
- автоматизируется работа с данными по их передаче;
- минимизируются допускаемые ошибки;
- ускоряется процесс обработки данных;
- возрастает эффективность работы персонала и бизнеса.
При проведении синхронизации необходимо придерживаться существующих базовых правил:
● загружаются исключительно проведенные документы. Не осуществляется их повторная обработка. Учет осуществляется с помощью добавленного префикса;
● все элементы загружаются при первой синхронизации баз 1С. При последующих – новые и откорректированные;
● информация актуализируется на регулярной основе. Делается это автоматически;
● для ручного обмена используется встроенный помощник.
Следование указанным правилам обеспечивает системность и эффективность работы предприятия, дисциплинирует сотрудников, мотивирует правильно выполнять операции.
Настроить обмен между базами можно с использованием нескольких способов. К числу самых популярных относится вариант встроенного инструмента, представленного в стандартной разработке продуктов 1С.
Настройка производится путем последовательного выполнения ряда простых действий.
Для этого в настройках 1С: Управление нашей фирмой выбирается задача по синхронизации. Здесь напротив нее устанавливается отметка. После этого делается переход к детальным настройкам.
Выполнив операцию по созданию, нужно выбрать «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0».
Далее делается переход в настройки параметров, связанных с подключением.
Синхронизировать следует через файл, созданный заранее для выполнения данной задачи. Отмечается в настройках также функция архивации. После этого делается переход через команду «Далее».
Когда откроется таблица, в ней требуется указать префикс. Он будет отражаться на загруженных документах и избавит сотрудников-пользователей от их дублирования. Здесь также определяется идентификация посредством префикса для 1С: БП.
Нажатие на «Далее» позволяет сформировать заданные настройки.
После этого операции проводятся в 1С:БП 3.0.
Обеспечить синхронизацию несложно. С этой целью в 1С: БП открывается меню «Администрирование», выбирается функция по синхронизации данных. Возле нее устанавливается отметка в виде галочки, затем делается переход к настройкам.
После этого запускается команда “Новая синхронизация данных”, выбирается “1С: Управление нашей фирмой 3.0”.
При выполнении операций открывается окно, где следует установить настройки подключения, а также указать путь в папку обмена с созданным заранее файлом.
После автоматического формирования настроек из указанного файла выполняется команда «Далее».
Для качественной работы синхронизированных систем определяются правила, по которым будет производиться между ними обмен.
Учитывая, что данные будут передаваться в одностороннем режиме, что упрощает работу с продуктами при их синхронизации, в управлении настройками УНФ следует выбрать команду “Не отправлять” и сохранить изменения.
После этого требуется зайти в меню по выгрузке и нажать соответствующую кнопку о завершении операции.
Выполнив указанные действия, следует вернуться к 1С: УНФ и сделать настройки правил по обмену данными.
Установленные параметры позволяют передать всю документацию, например, с 01.01.2023 г. Более ранние объекты не будут зарегистрированы и переданы на выгрузку. В правилах по отправке НСИ параметры задаются, исходя из потребностей фирмы, особенностей работы с базами данных.
Требуется сделать первичную загрузку документации.
Совершив выгрузку, следует вернуться в 1С: БП, найти кнопку “Синхронизировать” и нажать на нее.
При выполнении операций, связанных с синхронизацией, важно сопоставить элементы в задействованных базах. Это делается на основании ключевых реквизитов, которые обеспечивают идентификацию:
- для организаций – названия полные, сокращенные, ИНН;
- для физлиц – коды, ФИО;
- для контрагентов – ИНН, КПП.
1С во время выгрузки обеспечивает идентификацию по указанным данным с реквизитами. Если не находится существующих соответствий, то создается новый документ. При этом отражается, какие объекты не смогли пройти сопоставление автоматически. В таком случае работа проводится вручную. Операция рутинная, но исключает возможное дублирование.
Успешная синхронизация завершается соответствующим сообщением обмена.
С помощью синхронизации баз 1С по управлению фирмой и ее бухгалтерской отчетностью упрощается работа организации, обеспечивается централизация использования данных, повышается производительность. Для этого важно правильно выполнить все необходимые настройки, обучить персонал использовать возможности программных продуктов автоматизации управления и учета, сделать их частью повседневной работы. При синхронизации баз 1С учитываются особенности их работы, что позволяет избежать системных ошибок при дальнейшем использовании.
