Объект расчётов в 1С:КА 2: почему заказ поставщику не закрывается и как это исправить

Авторский материал, впервые опубликованный на Infostart: Изменение объектов расчёта в проведённых документах. Здесь — отредактированная версия того же текста.

Главное

Классический вопрос: по заказу поставщику выписаны все документы, деньги перечислены, товар получен — а расчёты и поставки по заказу не закрываются. Почти всегда причина одна: в цепочке связанных документов поменялся объект расчётов. В одном документе договор не указан, и объектом расчётов стал сам заказ поставщику. В соседнем документе пользователь заполнил договор — и объектом расчётов стал договор. Регистры разошлись, заказ висит открытым.

Ниже — сквозной пример на 1С:Комплексная автоматизация 2: как ошибку увидеть в отчётах и как её исправить документом «Корректировка регистров», когда период уже закрыт.

Две оговорки, без которых дальше идти не стоит:

• Описанный способ исправления рассчитан на документы в валюте «Российский рубль». Для расчётов в другой валюте он может отработать иначе, и результат нужно проверять отдельно.
• Выполнять корректировку могут только пользователи с полными правами администратора. Перед ручной правкой движений разумно сделать резервную копию базы и проверить сценарий на копии.

Как выглядит ошибка

В базе создан документ «Заказ поставщику 00ЦБ-000001 от 17.07.2023» на сумму 1 900 000 RUB, договор в нём не указан. Значит, после проведения объектом расчётов становится сам заказ. Это видно по регистру накопления «Плановые оплаты поставщикам» в отчёте «Движения документа», который вызывается прямо из заказа.


1С:Комплексная автоматизация 2: документ «Заказ поставщику» без заполненного договора. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: движения заказа поставщику по регистру «Плановые оплаты поставщикам». Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: вызов отчёта «Движения документа» из заказа поставщику. Скриншот автора, источник: Infostart

На основании заказа созданы два поступления:

• «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000004 от 24.07.2023» на 1 000 000 RUB;
• «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000005 от 07.08.2023» на 900 000 RUB.

В первом из них пользователь ошибочно заполнил договор. После проведения объектом расчётов для этого документа стал договор, а не заказ — это подтверждают данные регистра «Расчёты с поставщиками по срокам».

Здесь важен побочный эффект. Если в поступлении заполнено поле «Договор», а в самом договоре выбрана «Детализация расчётов: По договорам», то при проведении не формируются расходные записи в регистрах «Плановые оплаты поставщикам» и «Плановые поставки». Проще говоря, заказ не получает сигнала о том, что обязательство исполнено, — и остаётся открытым. Увидеть это можно в том же отчёте «Движения документа».


1С:Комплексная автоматизация 2: карточка договора с детализацией расчётов «По договорам». Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: поступление с ошибочно заполненным договором. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: движения поступления по регистру «Расчёты с поставщиками по срокам». Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: вызов отчёта «Движения документа» из приобретения товаров и услуг. Скриншот автора, источник: Infostart

Во втором поступлении, «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000005 от 07.08.2023», поле «Договор» осталось пустым. Объектом расчётов по умолчанию стал заказ поставщику 00ЦБ-000001 — это видно по тому же регистру «Расчёты с поставщиками по срокам».


1С:Комплексная автоматизация 2: поступление без заполненного договора. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: движения второго поступления по регистру «Расчёты с поставщиками по срокам». Скриншот автора, источник: Infostart

Оплата тоже шла от заказа. На его основании оформлены:

• «Заявка на расходование ДС 00ЦБ-000001 от 25.07.2023» на 1 000 000 RUB;
• «Заявка на расходование ДС 00ЦБ-000002 от 08.08.2023» на 900 000 RUB;
• «Списание безналичных ДС 00ЦБ-П000003 от 25.07.2023» на 1 000 000 RUB;
• «Списание безналичных ДС 00ЦБ-П000004 от 08.08.2023» на 900 000 RUB.

1С:Комплексная автоматизация 2: заявки на расходование денежных средств и списания безналичных ДС по заказу поставщику. Скриншот автора, источник: Infostart

Диагностика: карточка расчётов с поставщиками

Отчёт «Карточка расчётов с поставщиками» предназначен для сверки взаиморасчётов с конкретным поставщиком. Он показывает состояние взаиморасчётов, плановую оплату и плановую поставку на момент проведения каждого документа: по каким документам шла оплата, приобретение или возврат, какими документами гасилась задолженность перед поставщиком и обязательства поставщика перед нами. Формируется он из документов «Заказ поставщику» и «Приобретение товаров и услуг», а также из карточки поставщика.

Смотреть отчёт рекомендуется в разрезе объектов расчётов. При необходимости можно углубиться до расчётного документа — тогда видно, какая оплата на какую накладную закрылась и почему.

В нашем примере отчёт показывает непоступившие ТМЦ на 1 000 000 RUB, а документ «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000004 от 24.07.2023» в отчёт вообще не попал.


1С:Комплексная автоматизация 2: карточка расчётов с поставщиками с незакрытой поставкой на 1 000 000 RUB. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: вызов отчёта «Карточка расчётов с поставщиками» из заказа поставщику. Скриншот автора, источник: Infostart

Если сформировать тот же отчёт из «Приобретения товаров и услуг 00ЦБ-000004», станет видно главное: документ не привязан к заказу поставщику 00ЦБ-000001, хотя и был создан на его основании.


1С:Комплексная автоматизация 2: поступление не привязано к заказу поставщику. Скриншот автора, источник: Infostart

Перепроверка: ещё два отчёта по закупкам

Картину стоит подтвердить отчётами «Ведомость расчётов с поставщиками» и «Задолженность поставщикам». В нашем примере оба показывают задолженность и по оплате поставщику, и по поступлению ТМЦ от него. Открываются они из раздела «Закупки» — «Отчёты по закупкам» — «Расчёты с поставщиками».


1С:Комплексная автоматизация 2: раздел «Закупки», группа отчётов по расчётам с поставщиками. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: список отчётов по расчётам с поставщиками. Скриншот автора, источник: Infostart

«Ведомость расчётов с поставщиками» даёт детальный анализ взаиморасчётов: изменение задолженности за период, текущее сальдо, динамику роста и погашения с фильтрами по поставщику и организации. Что можно посмотреть в отчёте:

• остатки и обороты взаиморасчётов с поставщиками за выбранный период;
• разрезы: объект расчётов, расчётный документ, дата возникновения задолженности, дата планового погашения;
• оценку данных в валютах взаиморасчётов, регламентированного и управленческого учёта;
• остатки плановой поставки и плановой оплаты поставщикам;
• анализ зачёта авансов по расчётным документам.

Чтобы расшифровать строку отчёта до регистратора, дважды кликните по нужной строке и выберите «Расшифровать другим отчётом» — «Карточка расчётов с поставщиками».

«Задолженность поставщикам» показывает текущее состояние расчётов и помогает контролировать своевременность оплаты товаров, поставленных в кредит. Задолженность рассчитывается по этапам оплаты из графика, указанного в соглашении, а если соглашение не используется — по графику оплаты из заказа поставщику. Отчёт отвечает на вопросы:

• какова сумма задолженности по неоплаченным поставкам товаров;
• какова сумма плановой оплаты по заказам и графикам договоров;
• у каких поставщиков наибольшая сумма просроченной оплаты;
• на какую сумму планируется поставка от поставщиков;
• на какую сумму ожидается оплата поставщикам;
• какова сумма задолженности поставщиков перед организацией.

1С:Комплексная автоматизация 2: отчёт «Ведомость расчётов с поставщиками». Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: отчёт «Задолженность поставщикам». Скриншот автора, источник: Infostart

Проверка остатков через универсальный отчёт

Остатки по регистрам «Расчёты с поставщиками», «Расчёты с поставщиками по срокам», «Плановые поставки» и «Плановые оплаты поставщикам» удобно проверять универсальным отчётом. Он находится в разделе «НСИ и администрирование» — «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки» — «Универсальный отчёт». Доступен он только пользователю с полными правами.


1С:Комплексная автоматизация 2: путь к универсальному отчёту в разделе администрирования. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: форма универсального отчёта. Скриншот автора, источник: Infostart

Так выглядят уже настроенные универсальные отчёты по нужным регистрам.


1С:Комплексная автоматизация 2: универсальный отчёт по регистру расчётов с поставщиками. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: универсальный отчёт по регистру расчётов с поставщиками по срокам. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: универсальный отчёт по регистру плановых поставок. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: универсальный отчёт по регистру плановых оплат поставщикам. Скриншот автора, источник: Infostart

Настройка на примере регистра «Расчёты с поставщиками по срокам». Сначала заполняются поля «Период», «Тип объекта», «Имя объекта» и «Имя таблицы».


1С:Комплексная автоматизация 2: заполнение полей «Период», «Тип объекта», «Имя объекта» и «Имя таблицы» в универсальном отчёте. Скриншот автора, источник: Infostart

Затем настраиваются фильтры. Значения «Аналитика учёта по партнёрам» и «Объект расчётов» берутся из отчёта «Движения документа» по регистру «Расчёты с поставщиками по срокам» — того самого, который формируется из «Приобретения товаров и услуг».


1С:Комплексная автоматизация 2: настройка фильтров универсального отчёта по объекту расчётов. Скриншот автора, источник: Infostart

Исправление: документ «Корректировка регистров»

В сквозном примере ошибку нашли в середине 2024 года: 2023 год уже закрыт для редактирования, регламентированная отчётность за него сдана. Перепровести документы нельзя, поэтому применяется документ «Корректировка регистров» из раздела «НСИ и администрирование» — «Начальное заполнение» — «Корректировка регистров» — «Создать».


1С:Комплексная автоматизация 2: путь к документу «Корректировка регистров». Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: создание документа «Корректировка регистров». Скриншот автора, источник: Infostart

В созданный документ добавляются нужные регистры накопления.


1С:Комплексная автоматизация 2: выбор регистров накопления в документе «Корректировка регистров». Скриншот автора, источник: Infostart

Чтобы заполнить корректировку правильно, опираются на отчёты «Движения документа» по документам:

• «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000004 от 24.07.2023» на 1 000 000 RUB;
• «Приобретение товаров и услуг 00ЦБ-000005 от 07.08.2023» на 900 000 RUB;
• «Списание безналичных ДС 00ЦБ-П000003 от 25.07.2023 12:00:01» на 1 000 000 RUB;
• «Списание безналичных ДС 00ЦБ-П000004 от 08.08.2023 15:53:03» на 900 000 RUB.

Сторнирующие и корректировочные записи заполняются в точности по аналогии с тем, как те же регистры заполнены в отчётах «Движения документа». Это ручная работа: любая опечатка в аналитике даст новое расхождение, поэтому каждую строку стоит сверять с исходным движением.


1С:Комплексная автоматизация 2: заполнение корректировочных записей по регистру расчётов с поставщиками. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: сторнирующие записи в документе «Корректировка регистров». Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: корректировка регистра плановых поставок. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: корректировка регистра плановых оплат поставщикам. Скриншот автора, источник: Infostart

Как понять, что всё получилось

Если данные внесены корректно, отчёты «Карточка расчётов с поставщиками», «Ведомость расчётов с поставщиками» и «Задолженность поставщикам» покажут отсутствие задолженности — и по оплате, и по поступлению ТМЦ — по объектам расчётов «Заказ поставщику 00ЦБ-000001 от 17.07.2023» на 1 900 000 RUB и «Основной договор».


1С:Комплексная автоматизация 2: карточка расчётов с поставщиками после корректировки. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: карточка расчётов по объекту расчётов «Основной договор» после корректировки. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: ведомость расчётов с поставщиками после корректировки. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: контроль остатков по регистрам после корректировки. Скриншот автора, источник: Infostart


1С:Комплексная автоматизация 2: отчёт «Задолженность поставщикам» после корректировки. Скриншот автора, источник: Infostart

Как не повторять ошибку

• Договор в документе закупки — это не «дополнительное поле для порядка», а выбор объекта расчётов. Если расчёты ведутся по заказам, договор в поступлении и в платёжных документах заполнять не нужно.
• Ввод «на основании» сам по себе не гарантирует связь по расчётам: связь определяется объектом расчётов, а не порядком создания документов.
• Проверять цепочку проще всего отчётом «Движения документа»: если в «Плановых оплатах поставщикам» и «Плановых поставках» нет расходных записей, заказ так и останется открытым.
• Корректировка регистров — крайняя мера для закрытых периодов. В открытом периоде обычно достаточно поправить документы и перепровести цепочку.

Контакты: it-digit.ru/about/contacts · +7 (495) 646-01-17 · sales@it-digit.ru