Практический разбор учёта сдачи помещений. Не является бухгалтерской консультацией: счета, НДС и квалификация обеспечительного платежа зависят от договора и учётной политики. Смежные правила аренды в учёте сверяйте с ФСБУ 25/2018 и методиками на 1С:ИТС.
Короткий вывод
Аренда в 1С ломается не на «проведении реализации», а на трёх местах, которые живут вне типовой накладной: график ставки, ежемесячный акт без отгрузки товара и деньги, которые арендатор принёс не как выручку. Если договор в папке, акты рисуют руками, а депозит сидит на 62 «как аванс, ну почти», закрытие месяца будет честным только до первой индексации или смены арендатора.
Сначала зафиксируйте объект, договор и правило начисления. Затем научите базу саму собирать акт за период. Индексацию и обеспечительный платёж добавьте как отдельные события, а не как правку суммы в старом документе.
Светлый пустой офис с ключами на стойке ресепшн, без логотипов и надписей
Что должно быть в карточке до первого начисления
Минимум, без которого дальше начнётся Excel:
- объект: помещение или группа помещений, площадь, назначение;
- договор: срок, ставка, периодичность, НДС, валюта, порядок индексации;
- арендатор и контакт для актов;
- дата, с которой база имеет право начислять, и дата, после которой начислять нельзя.
В
1С:Бухгалтерии 8 это часто собирают из договора контрагента и номенклатуры услуги «аренда». В
1С:ERP удобнее держать объект и график рядом с расчётами. Если объектов десятки и ставки живут своей жизнью, отдельный контур
учёта аренды обычно дешевле, чем ещё одна таблица «ставки на 1-е число».
Не заводите одну номенклатуру «аренда общая» на все этажи. Потом не соберёте ни выручку по объекту, ни акт с понятной формулировкой.
Ежемесячный акт: услуга за период, а не «ещё одна реализация с нуля»
Акт по аренде должен рождаться из графика, а не из памяти менеджера. Иначе в феврале кто-то забудет короткое помещение, в марте проведёт дважды, в апреле проиндексирует «на глаз».
Рабочее правило:
- Начисление за период создаётся пакетом по действующим договорам.
- Период в акте совпадает с календарным месяцем или с расчётным, который прописан в договоре — но не прыгает от объекта к объекту.
- Сумма берётся из актуальной ставки на дату периода, а не из прошлого акта «скопировать».
- Если арендатор въехал 17-го, база считает долю периода, а не «округлим до месяца, потом поправим».
Проверьте один раз: акт, счёт и поступление денег ссылаются на один договор и один объект. Если деньги пришли «просто от ООО Ромашка», разноска превратится в квест каждый месяц.
Индексация: отдельное событие, а не правка старого акта
Индексация по договору — это смена ставки с даты. Типовые ошибки:
- правят сумму в уже проведённых актах «чтобы сошлось»;
- меняют ставку в карточке задним числом и перепроводят год;
- забывают допсоглашение и индексируют «как договорились устно»;
- повышают ставку с 1-го, а в договоре — с даты публикации индекса.
Сделайте отдельный документ или запись графика: дата начала новой ставки, основание, кто утвердил. Старые акты не трогайте, если период уже закрыт и деньги сверены. Иначе вы одновременно чините аренду и ломаете НДС прошлого квартала.
Крупный план договора и калькулятора на деревянном столе, без читаемых сумм и логотипов
Обеспечительный платёж: это не выручка месяца заезда
Депозит чаще всего возвращаемый. Пока он не зачтён в последний месяц и не удержан за ущерб, это обязательство, а не доход. В 1С заранее решите:
- на каком счёте и по какой аналитике он живёт;
- как связан с договором, а не с «прочим поступлением»;
- что происходит при зачёте в аренду последнего месяца;
- что происходит при удержании за ремонт: отдельная реализация услуги или зачёт с понятным актом.
Не кидайте обеспечительный платёж в ту же реализацию, что и первый месяц аренды «чтобы одной платёжкой закрыть заезд». Через год при смене арендатора вы не ответите, сколько ещё должны вернуть.
Что проверить до закрытия месяца
- все действующие договоры дали акт, расторгнутые — нет;
- индексации с датой внутри периода попали только в новые начисления;
- поступления разнесены на аренду, депозит и коммуналку раздельно;
- нет объектов «ставка есть, арендатора уже нет» и наоборот;
- ОСВ по расчётам с арендаторами объясняется списком договоров, а не «остаток как остаток».
Если эти пять пунктов зелёные, аренда перестаёт быть ручным промыслом и становится обычным закрытием периода.
Контакты: it-digit.ru/about/contacts · +7 (495) 646-01-17 · sales@it-digit.ru
