Заявка на закупку в 1С:УТ, 1С:КА и 1С:ERP: зачем нужен документ, как включить и чем он отличается от заявки на обеспечение

Практический разбор по опубликованным описаниям обновлений конфигураций «1С:Управление торговлей» 11.5.26.93, «1С:Комплексная автоматизация» 2.5.26.93 и «1С:ERP Управление предприятием» 2.5.26.93. Материал не является юридической или методологической истиной в последней инстанции: состав функциональности, названия опций и ролей уточняйте по описанию вашего релиза на releases.1c.ru и в документации на 1С:ИТС. Номера релизов линейки «1С:ERP WE» на российскую ERP не переносятся.

Короткий вывод

В линейке 2.5.26 / 11.5.26 в закупочном контуре появился отдельный документ — заявка на закупку. Его смысл в одном: разделить две роли, которые раньше сидели в одном заказе поставщику. Логист (или инициатор потребности) отвечает на вопрос «что и сколько нужно купить», закупщик — на вопрос «у кого, по какой цене и на каких условиях».

До этого потребность приходилось описывать сразу в заказе поставщику, то есть заранее знать поставщика, соглашение и цену. Теперь потребность можно завести без поставщика и с ориентировочными ценами, согласовать её целиком, а уже потом раздробить на заказы поставщикам — при необходимости на несколько, по разным поставщикам и условиям.

Практическая цена вопроса: включается опцией, требует трёх отдельных ролей и меняет привычный маршрут согласования закупок. Плюс рядом, в тех же релизах, появился похожий по названию документ заявка на обеспечение — и первое, что стоит сделать перед внедрением, это договориться, какой из двух документов в какой ситуации заводят.

С какого релиза доступен документ

Заявка на закупку впервые описана в заметках об обновлении сразу по трём конфигурациям одной волны:

• 1С:Управление торговлей 11 — с версии 11.5.26.93 (описание обновления);
• 1С:Комплексная автоматизация 2 — с версии 2.5.26.93 (описание обновления);
• 1С:ERP Управление предприятием 2 — с версии 2.5.26.93 (описание обновления).

Последующие сборки 11.5.26.x и 2.5.26.x, а также редакции 11.6 и 2.6 содержат документ уже как штатную часть закупочной функциональности. Если база живёт на более раннем релизе, документа в ней просто нет — никакой опцией его не «включить».

Отдельно: с конфигурацией «1С:ERP WE» это разные линейки. Её номера версий и состав изменений на российскую «1С:ERP Управление предприятием» переносить нельзя, даже когда цифры выглядят похоже.

Зачем понадобился ещё один документ в закупках

Классическая боль закупочного контура выглядит так. Склад или производство говорит: «нужно 40 позиций». Заказ поставщику завести нельзя, потому что поставщик ещё не выбран, а по половине позиций нет актуальных цен. В итоге потребность живёт в таблице, согласуется в переписке, а в учётную систему попадает уже постфактум — в виде готовых заказов, о которых руководитель узнаёт из отчёта.

Заявка на закупку закрывает именно этот разрыв. Это описанная номенклатурой потребность, которая будет закрываться закупкой у поставщиков, и у неё есть свой жизненный цикл до появления заказов:

• потребность можно завести без известного поставщика и с ориентировочными ценами;
• её можно согласовать целиком, до дробления на заказы поставщикам;
• на выполнение можно назначить конкретного менеджера по закупкам;
• по заявке видно состояние: согласована, заказана, невозможно обеспечить — и в последнем случае её возвращают инициатору, а не «теряют».

Последний пункт часто оказывается самым ценным. «Невозможно обеспечить» — это не тупик, а обратная связь логисту: ищите аналог, меняйте сроки или пересматривайте потребность.

Где включить и какие роли выдать

Функциональная опция и меню

Документ включается функциональной опцией: НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок – Заявки на закупку.

Список документов после включения живёт в разделе Закупки – Закупки – Заявки на закупку.

Важное условие, о которое спотыкаются при настройке на демо-базе: оформление заявок на закупку доступно только при включённой опции «Заказы поставщикам». Логика понятная — заявка не самоцель, её выход — заказы поставщикам. Если контур закупок в базе работает без заказов, сначала придётся включить их.

Три роли, а не одна

Права на заявку на закупку разнесены по отдельным ролям, и это стоит учесть при настройке профилей групп доступа:

• «Добавление и изменение заявок на закупку» — право заводить и править документ. Это роль инициатора: логиста, снабженца, кладовщика, руководителя подразделения-заявителя.
• «Согласование заявок на закупку» — право передать заявку на выполнение. Без неё пользователь заявку создаст, но дальше статуса «На согласовании» не продвинет.
• «Отклонение от условий закупки» — право провести заявку в статусе «На выполнении» с изменёнными условиями закупки. Без этой роли изменённые условия просто не дадут провести документ.

Третья роль — это, по сути, встроенный финансовый контроль. Условия закупки (поставщик, цена, соглашение) кто-то согласовал; если менеджер в процессе от них отступил, провести такую заявку сможет только сотрудник с соответствующим правом. Выдавать эту роль «всем закупщикам для удобства» — быстрый способ обнулить смысл механизма.

Как создаётся заявка: три сценария

Способов создания три, и они соответствуют трём разным стилям работы снабжения.

1. Вручную из списка

Обычное создание документа: Закупки – Закупки – Заявки на закупку – Создать. Подходит для разовых и точечных потребностей.

Товары в заявку попадают всеми привычными способами: ввод вручную, сканер штрихкодов, подбор номенклатуры, загрузка из файла, копирование строк. То есть заявка на 200 позиций из прайса поставщика не набивается руками.

2. Рабочее место «Формирование заявок на закупку по потребностям»

Путь: Закупки – Заявки на закупку – Создать – По потребностям. То же рабочее место доступно из Склад и доставка – Обеспечение потребностей.

Это основной сценарий для компаний, у которых обеспечение потребностей уже настроено. Рабочее место собирает потребности с типом обеспечения «Покупка» и превращает их в заявки. Отбор по менеджеру здесь работает не по автору документа, а по значению «Ответственный» в способе обеспечения — и только для типа «Покупка». Мелочь, но именно она ломает ожидания: закупщик открывает рабочее место, не находит «свои» потребности и решает, что механизм не работает.

Статус созданной заявки зависит от прав пользователя: если роли согласования нет — документ создаётся в статусе «На согласовании», если есть — сразу в «На выполнении». Это удобно для небольших компаний, где логист и закупщик — один человек, и требует аккуратности там, где согласование должно быть настоящим.

3. Рабочее место «Формирование заявок на закупку по плану»

Путь: Создать – По плану. Само рабочее место находится в разных разделах в зависимости от конфигурации: в 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации — Бюджетирование и планирование – Сервис, в 1С:Управлении торговлей — Планирование – Сервис.

Обязательное условие — утверждённые планы закупок. Без них рабочее место бесполезно. Зато при живом планировании это самый дисциплинированный сценарий: заявки формируются из плана, а не из ощущений.

Статусы и типовой маршрут согласования

Статусов у документа немного:

1. «На согласовании» — в нём заявка создаётся.
2. «На выполнении» — перевод выполняется по гиперссылке «Передать на выполнение» пользователем с ролью согласования.
3. «Закрыта» — закрытие выполняется вручную. Автоматического закрытия по факту заказа нет, и это стоит явно прописать в регламенте, иначе список заявок со временем превращается в архив «вечно открытых». При закрытии система предлагает отменить незаказанные строки.

Маршрут, описанный как типовой, выглядит так:

1. Автор создаёт заявку в статусе «На согласовании», заполняя количество, но не цены.
2. Заявка перенаправляется менеджеру по закупкам — он заполняет цены и условия закупки.
3. Менеджер возвращает документ автору или согласующему.
4. Если в базе включён контроль лимитов по данным бюджетирования, согласующий указывает статью бюджетов и контролирует лимиты.
5. Заявка переводится в «На выполнении» с указанием менеджера-исполнителя.
6. По заявке оформляются заказы поставщикам.
7. При необходимости документ возвращают на согласование или автору.
8. Незаказанное отменяется, заявка закрывается.

Два механизма делают этот маршрут рабочим, а не декоративным. Во-первых, сотрудник, которому заявку перенаправили, видит её как задачу в «Текущих делах» — не нужно писать в мессенджер «посмотри заявку». Во-вторых, у документа есть протокол: кто, когда и на каком этапе что сделал. При разборе «почему купили дороже» это единственный аргумент, который работает.

Отдельно про удобство инициатора: условия закупки на первом этапе можно скрыть гиперссылкой. Заявитель видит только номенклатуру и количество и не пугается таблицы с соглашениями и договорами, к которым он всё равно не имеет отношения.

Цены и условия закупки: кто и как заполняет

Цены и условия — зона ответственности менеджера по закупкам. Заполнить их можно двумя путями.

Первый — вручную, по своему пониманию рынка и действующим соглашениям.

Второй — на основании документа «Запрос коммерческих предложений у поставщиков», через команду «Заполнить – Условия закупки по коммерческим предложениям». Здесь есть нюанс, который лучше знать заранее: строки заявки при таком заполнении могут разбиться — одна позиция превращается в несколько строк с разными условиями, если предложения поставщиков различаются. Это нормальное поведение, но оно удивляет пользователя, который рассчитывал увидеть исходную таблицу один в один.

Про контроль отклонений важно не перепутать этапы:

• на согласовании контроль отклонений от условий закупки не выполняется;
• при проведении в статусе «На выполнении» контроль срабатывает — и здесь как раз требуется роль «Отклонение от условий закупки»;
• для анализа есть отчёт «Отклонения от условий закупок» — им можно пользоваться и до перевода заявки на выполнение.

То есть согласование не блокирует «неправильные» условия, а фиксирует их и даёт возможность посмотреть отклонения отчётом. Жёсткий барьер стоит на переводе в работу.

Заказы поставщикам по заявке

Заказы оформляются только из статуса «На выполнении» и по выделенным строкам заявки. Правило дробления простое: один заказ — один набор «поставщик / контрагент / соглашение / договор». Нужны три поставщика — будет три заказа, и это штатный сценарий, а не обходной путь.

Полезная защита от дублей: строки, по которым заказы уже оформлены, повторно в новый заказ не попадут. Контролировать ход выполнения помогает отчёт «Состояние выполнения» — по нему видно, что из заявки заказано, а что ещё нет.

Условия закупки при формировании заказов необязательны. Если они заполнены частично, сначала закрываются строки с совпадающими поставщиком и соглашением, затем — строки с пустыми условиями. Практический вывод: заявку можно передать в работу и без полностью заполненных условий, но тогда порядок закрытия строк определяет система, а не закупщик.

Аналоги: где механизм помогает, а где нет

В заявке доступна команда «Заполнить – Проверить, подобрать аналоги». Полезно, когда исходная позиция недоступна или невыгодна.

И здесь — ограничение, о котором лучше сказать честно. Аналоги не закрывают исходные потребности, если номенклатура отличается. Потребность, пришедшая из заказа клиента или из внутреннего потребления, останется открытой: с точки зрения системы куплено другое. Поэтому подбор аналога в заявке — это решение задачи снабжения, но не автоматическое закрытие обязательства перед инициатором. Если работа с аналогами у вас массовая, регламент должен описывать, кто и как корректирует исходную потребность.

Лимиты БДР: только в ERP и КА

В описании обновления УТ 11.5.26.93 блока про бюджетирование при закупке нет, поэтому для торговой линейки этот контур как доступный рассматривать не стоит. В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации заявка на закупку встроена в контроль лимитов доходов и расходов.

Настройка: Финансовый результат и контроллинг – Контроль лимитов доходов и расходов – Использование лимитов — вариант «По данным бюджетирования (при закупке)».

После включения в заявке на закупку появляется реквизит «Цель закупки» с тремя значениями:

• Основная деятельность;
• Собственные нужды;
• Инвестиции.

При цели «Собственные нужды» заполняются направление деятельности, статья бюджетов, статья списания и аналитика расходов. Статья бюджетов обязательна для статуса «На выполнении» — заявка без неё в работу не уйдёт.

Контроль лимитов выполняется при проведении и распространяется на два случая: заявки на закупку с целью «Собственные нужды» и заявки на обеспечение, которые обеспечиваются закупкой. При превышении лимита проведение запрещается. Источник лимитов — экземпляр бюджетов.

Практический смысл: закупка для собственных нужд перестаёт быть способом обойти бюджет. Но это же означает, что до включения опции нужно навести порядок в статьях бюджетов и экземплярах — иначе снабжение встанет на первом же проведении, и виноватой окажется «новая заявка».

Заявка на закупку или заявка на обеспечение

В тех же релизах появился второй документ — заявка на обеспечение. Названия похожи, назначение разное, и путаница здесь дороже любой настройки.

Заявка на обеспечение живёт в разделе Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заявки на обеспечение, включается опцией Склад и доставка – Внутреннее потребление – Заявки на обеспечение. Стартовый статус — «Черновик».

Ключевые отличия:

• Номенклатура. В заявке на обеспечение позицию можно указать строкой, не заводя элемент справочника «Номенклатура». В заявке на закупку номенклатура должна быть известна.
• Способы закрытия. Заявка на обеспечение закрывается разными документами: заказом поставщику, внутренним потреблением, перемещением, приобретением услуг и прочих активов и так далее. Заявка на закупку закрывается заказами поставщикам.
• Контур обеспечения потребностей. Заявка на обеспечение в него не попадает. Заявка на закупку — часть закупочного контура и работает с потребностями.

Отсюда простое правило выбора. Заявка на обеспечение — когда позиций мало и заявитель не знает точную номенклатуру: «нужна бумага для принтера» или «нужен инструмент для участка». Заявка на закупку — когда номенклатура известна, позиций много, а формирует их логист по планам и потребностям.

Формулировать это стоит до внедрения, на уровне регламента: кто и в каком случае какой документ заводит. Иначе в базе появятся оба, и оба будут использоваться неправильно.

Чего заявка на закупку не делает

Два ограничения, которые лучше узнать при настройке, а не при закрытии месяца:

• Приобретения без заказа по заявкам на закупку не создаются. Схема «закупили без заказа, оформили по факту» через заявку не проходит.
• «Приобретение услуг и прочих активов» на основании заявки на закупку не предусмотрено. Документ работает с номенклатурой; закупка услуг в него не встраивается.

Если у вас существенная доля закупок — это услуги, подписки, работы подрядчиков или приобретения без заказа, часть потребностей останется вне заявки на закупку. Для таких случаев остаётся заявка на обеспечение, которая как раз обеспечивается более широким набором документов.

Чек-лист перед включением

1. Проверьте версию конфигурации: документ доступен начиная с УТ 11.5.26.93, КА 2.5.26.93, ERP 2.5.26.93.
2. Убедитесь, что включена опция «Заказы поставщикам» — без неё заявку оформить не получится.
3. Включите функциональную опцию «Заявки на закупку» в настройках документов закупок.
4. Разнесите три роли по профилям: добавление, согласование, отклонение от условий. Особенно аккуратно — с третьей.
5. Решите, какой сценарий создания у вас основной: вручную, по потребностям или по плану. Для второго нужно настроенное обеспечение с типом «Покупка» и корректный «Ответственный» в способе обеспечения, для третьего — утверждённые планы закупок.
6. Опишите маршрут: кто автор, кому перенаправляет, кто переводит на выполнение, кто закрывает заявку.
7. Договоритесь о правиле закрытия. Закрытие ручное, и без регламента список заявок будет расти бесконечно.
8. Для ERP и КА отдельно решите вопрос лимитов БДР: включать ли контроль при закупке, кто отвечает за статьи бюджетов и экземпляры.
9. Разграничьте заявку на закупку и заявку на обеспечение до старта, а не после первых претензий.
10. Прогоните сквозной сценарий на копии: потребность → заявка → согласование → цены и условия → заказы поставщикам → отчёт «Состояние выполнения» → закрытие.

Заявка на закупку — тот случай, когда новый документ не добавляет работы, а возвращает в систему процесс, который и так шёл, просто в переписке и таблицах. Выгода появляется не от самого включения опции, а от честно описанного маршрута: кто формулирует потребность, кто отвечает за цену и кто имеет право отступить от согласованных условий.

Источники

• Новое в версии 11.5.26.93 «1С:Управление торговлей» — its.1c.ru
• Новое в версии 2.5.26.93 «1С:Комплексная автоматизация» — its.1c.ru
• Новое в версии 2.5.26.93 «1С:ERP Управление предприятием» — its.1c.ru
• Описания релизов и полные описания версий — releases.1c.ru

Контакты: it-digit.ru/about/contacts · +7 (495) 646-01-17 · sales@it-digit.ru