Роботизация бизнес-процессов компании
Что такое RPA
Для коммерческих структур, работа которых предполагает выполнение множества однотипных информационных операций, избавлением от многих проблем станет внедрение RPA. Это Robotic Process Automation – это автоматизация производственных процессов с помощью роботизации. Но это не те человекообразные роботы с металлическим голосом, которые грозят вытеснить кассиров из супермаркетов или официантов из кафе и ресторанов. Это специальное программное обеспечение, которое интегрируется в вашу компьютерную сеть с целью значительного ускорения выполнения простых действий, периодически выполняемых человеком.
Для чего нужно внедрение RPA
Внедрение RPA необходимо далеко не каждой фирме. Прежде всего это организации, большая часть работы которых происходит в виртуальной среде и предполагает одновременную работу сразу с несколькими информационными системами. В этом случае не только для каждой системы, но и для каждого приложения возникает необходимость ручного ввода определённых данных. В большинстве случаев такие данные одинаковы, но не распознаются различными системами.
RPA позволяет быстро и эффективно копировать информационные данные больших объёмов при переходе с одной информационной системы на другую или при интеграции работы сразу в нескольких системах
Так же необходимость роботизации и автоматизации производственных процессов бывает необходима при переходе на новые версии систем и работе сразу с несколькими источниками информации
В каких областях используют роботизацию
В первую очередь использование RPA происходят в сферах, требующих частое повторение однотипных операций.
Это касается:
- Документооборота
- Бухгалтерского учёта
- Финансовых расчётов
- Работы отдела кадров, взаимодействие с государственными структурами и партнёрами
В этих случаях внедрение роботизации производственных процессов позволит сэкономить кучу времени. При помощи средств RPA можно гораздо быстрее, чем вручную, получать и подтверждать получение электронных писем, отсылать стандартную документации по заранее сгенерированным адресам, обмениваться другой необходимой информацией, держать под контролем своевременную отправку любых информационных данных. Робот не может ошибаться в вводе данных и способен отсылать их со скоростью, превышающей обычные человеческие возможности.
Примеры роботизации
Наиболее часто использование RPA относится к работе бухгалтерии и финансового отдела. Расширение бизнеса всегда ведёт к увеличению документооборота, при котором используется огромное количество однотипной информации. В большинстве случаев её сейчас нет необходимости вбивать вручную, но даже простое копирование отнимает достаточно много времени. Роботизация производственных процессов позволяет производить подобные операции в автоматическом режиме и без ошибок. Именно по этой причине широкое распространение получило применение программных роботов, которые позволяют оперативно выполнять однотипные операции без участия ваших сотрудников. Программные роботы параллельно с работой осуществляют запись всех своих действий (логирование) и позволяют адаптировать их даже под устаревшие системы и программы без необходимости их обновления или установки новых версий. Таким образом компания избавляется от необходимости постоянного дублирования информационных данных и адаптации их к разным системам или приложениям.
Преимущества и удобства
Кроме того, что автоматизация и роботизация производственных процессов позволяет переключить на себя выполнение многочисленных рутинных операций, она обладает и другими преимуществами.
Как показывает практика, внедрение RPA освобождает до 30% времени ваших сотрудников, которое они могут направить на выполнение других поручений. Благодаря этому увеличивается время личного общения с партнёрами и клиентами (до 50-60%), что стопроцентно повышает эффективность работы фирмы
К тому же полностью исключается возможность ошибок, периодически появляющихся при ручном вводе данных. Таким образом роботизация способна быстро и эффективно избавиться от многих проблем, сопровождающих работу каждой компании
Возможности аналитики
Интеграция средств Robotic process automation в систему управления вашей компанией даёт не только эффект ускорения выполнения однотипных операций. В отличие от живых работников, RPA способна в автоматическом режиме оценивать свои действия. Это достигается при помощи постоянного использования RPA-аналитики, которая способна беспристрастно анализировать собственные действия. Это позволяет не только оценить эффективность внедрения роботизации производственных процессов, но и скорректировать работу в направлении её улучшения. Подобные рекомендации с трудом можно ожидать от живых сотрудников, которые подходят к своей работе с субъективной точки зрения. Таким образом RPA-аналитика способна существенно улучшить деятельность вашей коммерческой организации.
Процесс внедрения
Современные платформы RPA адаптированы к установке для многих систем и приложений и максимально корректно встраиваются в существующую инфраструктуру. При этом не требуется изменения действующей архитектуры и интерфейса, что удобно в сочетании с действиями обычных сотрудников. Настройка роботизации производственных процессов производится один раз с возможностью дальнейшей её автоматической корректировки под заданные параметры. Как правило, процесс внедрения даже для крупных компаний укладывается в один месяц, а для небольших фирм занимает всего 2-3 недели, что зависит от качества устанавливаемой RPA-платформы и квалификации установщиков.
